Dieser neugebildete Vorstand traf sich am 31.05.2011 zu seiner ersten Sitzung. Dabei wurden einstimmig Jürgen Siemering zum Abteilungsleiter, Jörg Winkelmann zum stellvertretenden Abteilungsleiter und Frank Höveler zum Kassenwart der Abteilung gewählt. Ulrike Polenz und Ditta Sokolowsky bilden die Beisitzer innerhalb des Vorstandes.
Die neugewählten Vorstandsmitglieder wurden umfassend über die allgemeinen Vorstandsaufgaben und die sich daraus ergebenden Folgen, wie den Turnus der Sitzungen, Präsenz bei den verschiedensten Anlässen, Regelungen bei Abwesenheit oder Krankheit, aber auch die zu erwartende Anzahl an E-Mails in bestimmten Zeiträumen informiert. Danach wurden die anfallenden Aufgaben im Vorstand verteilt.
Einzelne dieser Aufgaben ergeben sich schon alleine aus der Funktion als z.B. Abteilungsleiter, der an den Abteilungsleitersitzungen im Verein teilnimmt und dem auch die interne Kommunikation im Verein obliegt, oder der des Kassenwartes, in dessen Bereich natürlich alle die Finanzen betreffenden Aufgaben fallen. Doch dazu muss auch die Aktivenarbeit koordiniert werden, so hat jedes einzelne Team des ASC einen eigenen Ansprechpartner innerhalb des Vorstandes, an den sich Teamleitung ebenso wie Teammitglieder direkt wenden können. Ebenfalls auf den ersten Blick eher kleine Fragen erfordern eine klare Aufgabenverteilung, damit effektiv gearbeitet werden kann. So musste geklärt werden, wer regelmäßig das Postfach auf der Geschäftsstelle durchsieht und wer die E-Mails beantwortet, die an die Adresse info@arminia-supporters-club.de gesendet werden. Ebenso müssen die Textveröffentlichungen koordiniert werden und ein fester Kontakt zur und für die Presse festgelegt werden. Eine Übersicht der vom jeweiligen Vorstandsmitglied übernommenen Aufgaben findet ihr unten auf dieser Seite.
Um nachfolgenden Abteilungsvorständen die Einarbeitung zu erleichtern wurde beschlossen, für verschiedene Teilbereiche der Vorstandsarbeit Leitfäden zur verfassen und diese in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Insbesondere bei unvorhergesehenen Wechseln in der Zuständigkeit ist es hilfreich, wenn die bisherigen Abläufe und Ansprechpartner übersichtlich zusammengefasst verfügbar sind.
Anschließend wurden verschiedene Projektpläne diskutiert, die der Unterstützung des DSC dienen sollen. Einstimmig wurde beschlossen, diese weiterzuverfolgen und den Vereinsgremien bei nächster Gelegenheit vorzustellen. Insgesamt verlief die Sitzung harmonisch und konstruktiv, sodass nach gut vier Stunden nicht nur die jeweiligen Zuständigkeiten feststanden, sondern auch die nächsten Vorstands-, Teamleiter- und Gesamtsitzungen noch vor der JHV des ASC festgelegt wurden.
In den kommenden Wochen gilt es auch im ASC den Grundstein dafür zu legen, dass die Perspektive für Mitglieder, Fans und Verein in der dritten Liga verbessert werden kann.
Jürgen Siemering
Abteilungsleiter
Sitzungskoordination im ASC, Ansprechpartner für neue Aktive, Teilnahme an Abteilungsleitersitzungen, allgemeine Kommunikation zum Verein, Antragstellungen, Kommunikation zu Abteilungen, erstellen der Leitfäden „Öffentlichkeitsarbeit“ und „Aufgaben Abteilungsleiter“
Teamzuständigkeit: Behindertenbetreuung, Pavillon;
Jörg „Benno“ Winkelmann
Stellvertretender Abteilungsleiter
Antragstellungen, Ansprechpartner für neue Aktive, Teilnahme an Spieltagsbesprechungen, regelmäßiges Postentnahme aus dem ASC- Fach in der Geschäftsstelle, Arbeitskleidung, Aktualität Leitfäden überprüfen
Teamzuständigkeit: Fanartikel, Internet, Event;
Frank Höveler
Kassenwart, Buchführung etc., erstellen Leitfaden „Kasse“,
Teamzuständigkeit: Video;
Ulrike Polenz
Beisitzer
Protokoll, Betreuung Mailadresse info@arminia-supporters-club.de, Kommunikation zu regionalen und überregionalen Fanorganisationen und Fans, erstellen der Leitfäden „Supporter“ und „JHV ASC“
Teamzuständigkeit: Supporter, YC
Ditta Sokolowsky
Beisitzer
Gesamtkoordination „Texte“
Teamzuständigkeit: Ü50, Fanmobil, Fanpolitik;
alle Vorstandsmitglieder
regelmäßige Sitzungsteilnahme, Beteiligung an Beschlussfassungen, zeitnahe Freigaben, Präsenz bei Veranstaltungen